Era post-COVID: ¿Cómo planear el regreso a las oficinas?

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Sabemos que la llegada de la “nueva normalidad” viene con muchos cambios y retos para las personas tanto en su vida cotidiana, como en sus espacios de trabajo. La pandemia por COVID-19 ha sido un acontecimiento que ha venido a transformar la forma en la que desarrollamos nuestras actividades en nuestro día a día y por ello se han tenido que pensar en diversas medidas para que podamos regresar gradualmente a las oficinas sin que esto suponga un peligro para nuestra salud y la de los demás.

Ruben Bran, gerente comercial de la zona foránea en PM Steele, empresa que brinda asesorías en todo el país para la configuración de los espacios en la oficina en la era post-COVID, comenta en entrevista con Entrepreneur en español que los dos principales retos que percibe para los colaboradores en el regreso a la nueva normalidad son: superar el miedo a contagiarse y proporcionar seguridad y confianza para que las personas puedan desempeñarse y ser productivas.

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“Tener miedo es algo muy normal y va a suceder en todos lados, es lo primero que la gente va a externar; sin embargo, debemos acostumbrarnos y salir adelante porque esto no se va a quitar de la noche a la mañana”, dijo.

Respecto a la forma en la que se realizará el regreso a las oficinas para garantizar la seguridad de todos los colaboradores, el especialista agregó que se debe pensar en dos etapas o escenarios.

Primera etapa: medidas preventivas para el regreso

La primera etapa consiste en regresar, tal cual, a las oficinas como se quedaron antes de la emergencia sanitaria y llevando a cabo todas las medidas pertinentes de sanitización. Se debe de comenzar a pensar en la configuración y el acondicionamiento de los espacios y para esto, el uso de las mamparas de protección será indispensable. Este sistema consiste en la instalación de protecciones verticales que van sobrecubiertas en el piso y ayudan a que haya separaciones entre cada uno de los usuarios. Están elaboradas con materiales como el acrílico y el cristal, pues son fáciles de limpiar y permiten tener visibilidad desde adentro hacia afuera y viceversa.

Del mismo modo, se tendrá que hacer una visualización del número de personas que podrán regresar a la oficina y con base en esa cantidad, alternar los días en los que se labora de manera presencial. Solo deberá estar un porcentaje entre el 30 y el 50 por ciento de los colaboradores por turno. 

Dentro de la oficina, el acomodo también estará alternado, es decir, en un espacio hecho para cuatro personas solo podrá haber dos y nunca deberán estar acomodados de cara a cara: “la sana distancia será obligatoria por disposiciones federales y de acuerdo a los lineamientos de sanidad debemos respetar el 1.5 metros de distancia entre cada usuario”.

Asimismo, dentro de las medidas para prevenir los contagios y las aglomeraciones, Bran comentó la importancia de evitar conversaciones en los pasillos, desplazarse fuera del lugar asignado de trabajo la menor cantidad de veces posible y crear zonas de tránsito en el sentido de las manecillas del reloj, tal como indica la Secretaría de Salud para evitar los encuentros frente a frente entre el personal.

Para evitar el contacto con las superficies, recomienda dejar la mayor cantidad de puertas abiertas, incluyendo las de entrada a los sanitarios.

De igual forma, será de importancia contar con señalamientos que indiquen tanto el sentido de movilidad del personal, como las áreas donde los colaboradores podrán encontrar gel antibacterial y utensilios para la sanidad que deberá proporcionar la empresa.

Segunda etapa: la reconfiguración total del espacio

En cuanto a la segunda etapa, se piensa en una reconfiguración total de la oficina, es decir, se deberá cambiar los escritorios de lugar, pensar en nuevo mobiliario que permita que haya mayor espacio entre un colaborador y el otro (1.5 metros de distancia como mínimo) y el acondicionamiento de salas de juntas al aire libre.

Es importante tomar en cuenta que sea cual sea la actividad a realizar, las mamparas móviles son altamente necesarias para proteger los costados y el frente de donde una persona se sienta, sin perder de vista la comodidad del usuario.

Por otro lado, Bran destacó que el uso de la vegetación dentro de las oficinas será de gran utilidad, pues menciona que está comprobado que incluir plantas en la decoración transmite tranquilidad y paz, además de que mejoran la calidad del aire. 

Otras consideraciones a tomar en cuenta

Los cubrebocas, las caretas, los tapetes de sanidad y el gel antibacterial desde el acceso principal hasta los departamentos, son otros insumos que no debemos perder de vista. Colocar al alcance del colaborador todas estas cosas minimizan el riesgo de contagio significativamente. 

El sistema de mamparas se usará tanto en la oficina, como en los comedores, mismos en los que deberán haber indicadores en el piso que permitan mantener la sana distancia en las filas para evitar conglomeraciones. Desde luego, el colaborador tiene que usar el cubrebocas y la careta en todo momento y solo quitárselo para comer.

“El objetivo que tenemos que lograr es que la persona se encuentre trabajando con tranquilidad, sin temor a contagiarse porque entonces ni en el trabajo se va a concentrar, ese va a ser otro tema que deberemos trabajar. Evitar que el bienestar de los trabajadores se vea comprometido para generar confianza y evitar la poca productividad”, añadió el gerente comercial. “Las empresas que salgan adelante serán aquellas que se adapten mejor a estos cambios y que inviertan en entornos centrados en el bienestar”.

Respecto al apoyo que las empresas deben proporcionar a los colaboradores que sufren de alguna condición que los convierte en personas de alto riesgo, se les seguirá permitiendo trabajar vía home office. 

Por otra parte, será de vital importancia contar con filtros en los accesos para medir la temperatura y revisar que nadie llegue con algún síntoma que pueda indicar algún riesgo de contagio. En caso de ser así, se le enviará al Seguro Social a hacerse las pruebas correspondientes. El especialista agregó que cualquier colaborador que se contagie debe recibir todo el apoyo necesario de la empresa para su recuperación y de igual forma, se espera que el personal sea capaz de levantar la voz a tiempo en caso de presentar o saber de alguien que presenta algún síntoma.

Para evitar malentendidos y asegurar que las medidas sean seguidas al pie de la letra por todo el personal, el departamento de Recursos Humanos de las empresas juega un papel importante para informar y capacitar a los colaboradores en todo lo referente a este nuevo sistema de trabajo. Incluso, Bran mencionó la importancia de brindar ayuda psicológica para vencer el miedo que supone el regreso a la oficina. 

Por último, el especialista comentó que es complicado estimar qué tan grande será la inversión que deberán hacer las empresas, puesto que se tienen que tomar aspectos como la dimensión de las mismas. Sin embargo calcula que tratándose de empresas medianas y grandes, serán inversiones de 100 mil pesos hacia arriba, mientras que para empresas pequeñas podría ser una inversión de alrededor de 50 mil pesos.

Claramente la reconfiguración total de la oficina supone un gran reto y una gran inversión, a lo que Fernando Núñez, subdirector de Recursos Humanos de PM Steele, dice que “la reinvención empresarial es impostergable. Es momento para que los líderes analicen la adaptación de sus oficinas, optimizando el mobiliario que ya tienen e invirtiendo en la infraestructura que la nueva normalidad está demandando, esto podría parecer un gasto, pero es más bien una inversión en salud".